L’obiettivo della rubrica “EuroprogettaTO” è quello di accompagnare i nostri lettori in un mini-corso avente ad oggetto il tema dell’Europrogettazione e, più in generale, delle opportunità di finanziamento stanziate dalla Commissione Europea. Il presente contributo rappresenta l’Episodio n. 5 e, quest’oggi, proseguiamo nell’approfondimento del Project Cycle Management (PCM) e le sue varie sotto-fasi. Buona lettura!
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Nel precedente articolo della nostra Newsletter mensile (lo puoi leggere QUI: https://ambrosioecommodo.it/approfondimenti/europrogetta-to-la-bussola-per-orientarsi-nel-mare-magnum-dei-finanziamenti-europei-ep-4/) abbiamo approfondito il cd. Project Cycle Management, accennando alle varie fasi che compongono il Ciclo di progetto, una metodologia ad hoc coniata dalla Commissione Europea e volta ad aiutare imprenditori-committenti nella redazione di un progetto europeo vincente.
Abbiamo accennato che le fasi, in sintesi, sono sei: 1) fase di Programmazione; 2) fase di Identificazione; 3) fase della Progettazione esecutiva; 4) fase di Finanziamento, 5) fase di Monitoraggio; 6) fase di Valutazione.
1) Fase della Programmazione-Pianificazione
Ogni progetto europeo prende le mosse sia dal relativo Working Programme (WP) – documento con il quale la Commissione Europea delinea obiettivi e aree tematiche specifiche del Programma attenzionato – sia dalle Linee guida e dal relativo bando. Tale documentazione (solitamente in lingua inglese) risulta fondamentale per delineare il focus settoriale e tematico del bando, identificare la portata (europea, nazionale o regionale) dello stesso ed analizzare le ricadute (reali) del progetto sui differenti gruppi target, sulla base della situazione cogente e tenendo in debita considerazione gli interessi, la struttura e le attività dei diversi soggetti coinvolti nella redazione della Call of Proposal.
2) Fase di Identificazione
Tale fase risulta strettamente connessa a quella precedente e, solitamente, viene definita in maniera unitaria dai vari partners progettuali. Infatti, la fase di identificazione consiste in un’analisi e relativa formulazione dell’idea progettuale (ancora in termini generali) andando ad individuare gli obiettivi (generali e specifici), i risultati e le attività da porre in essere. Al termine di tale analisi, potrà essere valutata positivamente (o meno) la fattibilità del Progetto e, nel primo caso, si potrà procedere alla fase successiva. In caso contrario, l’idea progettuale dovrà essere (ri)modellata in modo tale da essere coerente con il bando, pena l’esclusione.
3) Fase della Progettazione esecutiva
Tale fase rappresenta il cuore della progettazione europea nella quale, a partire dallo studio di fattibilità realizzato nella Fase 2, vengono specificati nell’e-form tutti i dettagli dell’idea progettuale. Il formulario è solitamente in formato elettronico, da compilare on line ed inviare entro e non oltre la deadline indicata sul sito istituzionale, anche allegando eventuale documentazione di supporto. In via di estrema sintesi, un formulario è composto da 3 differenti sezioni: 1. Indicazione dei partner progettuali (3+ Stati Membri) con il relativo PIC Code ed una breve descrizione della loro struttura e mission, acronimo-titolo del Progetto ed eventualmente le sovvenzioni già richieste (e/o ottenute) da uno o più partners; 2. Indicazione dei luoghi-sedi ove verrà sviluppato il Progetto, indicazione degli obiettivi e delle attività principali e secondarie (anche attraverso l’ausilio di un cronoprogramma), i risultati attesi ed infine l’indicazione del budget necessario per sviluppare il Progetto nella sua interezza; 3. Aspetti relativi alla comunicazione (cd. disseminazione), impatto e coinvolgimento dei cittadini europei (se previsto).
4) Fase di Finanziamento
L’ottenimento del finanziamento richiesto, avviene in concreto mediante la sottoscrizione del cd. Grant Agreement che rappresenta la chiave di volta dalla fase di progettazione a quella esecutiva. Tale modello contrattuale (predisposto direttamente dalla Commissione Europea), indica quali sono contraenti, e quindi, da un lato la Commissione Europea e dall’altro il soggetto capofila (Applicant Organisation) e si applica a tutti i programmi europei a gestione diretta, sovvenzionati all’interno del Quadro Finanziario Pluriennale (QFP) 2021-2027. Inoltre, a fronte della complessità ed eterogeneità delle varie tipologie di finanziamenti, in tale fase vengono sottoscritti due documenti: il primo è il vero e proprio Grant Agreement, volto a disciplinare gli aspetti finanziari comuni a tutti i programmi; il secondo, è invece più dettagliato e riguarda lo specifico bando per il quale si richiede la sovvenzione. Infine, è buona prassi, la sottoscrizione di un Agreement interno (e cioè tra i vari Associated partners) volto a definire con maggiore precisione la quota budget a disposizione di ciascuno e necessaria per portare a termine le differenti tasks progettuali, così come specificate nelle Fasi 2 e 3.
5 e 6) Fase di Monitoraggio e Fase di Valutazione
Nella fase di valutazione ed in quella di monitoraggio, vengono analizzati i risultati e l’impatto del Progetto. La fase di valutazione può iniziare fin dalla realizzazione dei primi WP progettuali ed essere eventualmente utilizzata per identificare alcune possibili azioni correttive che, tuttavia, non devono influire sulla dotazione finanziaria concessa (e richiesta in fase di submission). Se tale valutazione viene effettuata, invece, in corso di realizzazione del Progetto (e, solitamente, nella fase conclusiva dello stesso), la sua utilità ricadrà nell’ambito della formulazione delle raccomandazioni, atte a migliorare le linee guida per i progetti futuri. Infine, nel caso in cui il Grant Agreement preveda l’erogazione per fasi progettuali (secondo una metodologia simil SAL, Saldo Avanzamento Lavori) la valutazione-monitoraggio del Progetto andrà effettuata in corrispondenza della relativa fase progettuale ed il suo avvio dipenderà dalla valutazione (e completamento) della fase precedente.
In conclusione, occorre fin dalla fase di programmazione – pianificazione definire coerentemente, efficacemente ed efficientemente i vari WP progettuali in maniera tale che soddisfino gli obiettivi generali e specifici del Progetto. Nella fase di progettazione, dovrà essere accordata la dovuta rilevanza alla redazione del business plan (anche attraverso l’ausilio di un professionista) che, ricordiamo, non potrà essere modificata in fase di realizzazione: eventuali esborsi necessari alla completa realizzazione del Progetto ma non inseriti né previsti nel budget progettuale dovranno essere sostenuti dal soggetto capofila. Infine, con riferimento alla fase di Finanziamento ed alla sottoscrizione del Grant Agreement e relativi allegati, occorrerà un’attenta analisi (ex ante rispetto alla sottoscrizione) da parte di un Avvocato, in particolare con riferimento alle clausole inerenti una eventuale realizzazione parziale del progetto per causa non imputabile all’ente/soggetto capofila o, più in generale, per ottenere una consulenza ad hoc preventiva rispetto all’assunzione di oneri finanziari in nome e per conto di soggetti terzi.